ティロ・フィナーレ

ティロ・フィナーレ

雑学とか小ネタとかが好きです。あと、ペンギンとチキン南蛮が好きです。リアル生活は双子のムスメを持つ典型的なサラリーマンをしています。

増え続ける名刺の整理が追い付かない。ヤバい。どうしよう。

 


f:id:noritama77777:20171006152726j:plain

会社勤めの性なんだけどね、名刺交換をする機会がメチャ多くて。それは別に苦じゃないんだけど、ボクは自他共に認める整理ベタ。ムスメには「出したものはちゃんと片づけろ」なんてエラそうに言ってるけど。ゼッタイ会社のデスク周りはムスメには見せられない。

 

スポンサーリンク

 

 

 

まず、この画像を見て頂きたい。

f:id:noritama77777:20171005112635j:plain

先月仕事絡みで交換した名刺。もうジェンガみたいに崩れてる。みんな名刺の整理ってどうやってんの?

 

 

以前はちゃんと名刺入れるファイルに入れて、グループ分けもして、何かあった時にはササッと取り出せるスマートビジネスマンを気取ってたクセに。

今はね、もうアレですよ。

「アレ、あの人の連絡先どうしたっけかな。あそうだ名刺見れば書いてあるわ。名刺はどこにしまったっけかな。この束かな。無いな。じゃあこっちの山の中だ。無いわ。どうしよう。ああ、交換してなかったわ。」みたいな。

サスガにヤバさを感じてきたので、名刺の整理を気合入れてやろうと思う。マジだぞ今回は。年内にはやるぞ(←逃げ道作っといた)

ホントは「整理」じゃなくて「管理」をしないといけないんだけど、いきなり高い目標を掲げると挫折するって聞いた事があるからソコは大目に見る事にする。名刺の管理がそんなに高い目標なのかどうかは気にしない事にする。

 

レッツ!整理!(このくらいのテンションにしないとやってられない)

今は交換した順番に輪ゴムで留めてるだけ。会社もプロジェクトも何にも考えずに。ただただまとめているだけ。どうやったら分かりやすくなるのか「名刺」「整理」でググって調べてみた。便利な世の中になったものだ。

 

ルールを作って仕分け

まずはグッチャグチャになってる山をいくつかのグループに仕分けしていく。

ボクはまず”得意先”と”仕入先”と”工場関係”の3グループに分ける事にした。んで、それぞれのグループの中で更に会社名でソート。

 

f:id:noritama77777:20171005131245j:plain

 こうして。

 

f:id:noritama77777:20171005131309j:plain

 こうだ。

もうこれで満足している自分がいるけど最終形態には程遠いみたい。

ここまでやってから気づいてしまったんだけど、会社名じゃなくて時系列で並び替えるのもアリじゃないかなと。特に案件ごとに参加メンバーの変わる様な仕事だったらその方が探しやすいかも。「1年前のアレ作った時はどこで材料手配してどこの背景で生産したっけかな」みたいなときはその辺りの固まりにまとめられているから。

あと、知り合いのライターさんから聞いたのは、業界別、役職別で小分けにするっていうのも効果があるみたい。所属している所に関係なく、ワークしている内容によって接する人が多い時なんかだと、そういう物を横断して整理した方が頭に入りやすいらしい。ま、ボクにはあんまり関係ないかもだけど。

 

名刺にはメモしまくろう

 どんな整理をするにしても、名刺交換をした日、場所、簡単な内容等、書き込んでおく事が大事で。後日コンタクトを取る時に、ある程度どんな話をしていたか思い出せるようにするためでもあるから。見た目とか話し方に特徴のある人だったらキーワード的な言葉でも書いておくとベターかと。

頂いた名刺に書き込みするなんて、って思う人もいるかもしれないけど、交換した名刺はもう自分のものなのでガリガリ書いちゃって問題ナッシング。さすがにもらってすぐに書くのはどうかと思うけど。「○○と申します。宜しくお願い致します」の直後に名刺に『ハゲ』とか書いてるの見られたらサイテーサイアクだからね。

 

 整理と管理が重要な理由

 ”必要な時に必要な名刺が取り出せる事”が一番大事な事だから。

最終的にはさっき小分けにした名刺達を2つのレベルに分けておきたい。

(A)進行中案件、継続してお付き合いのあるレギュラー組

(B)直近ではコンタクト取る事がなさそうな控え組

 

とりあえず(B)をやっつけることにする。これは単純に50音順に並べ替えてから大き目のボックス型のホルダーに保管でいいかな。後日登場する事になったらレギュラー組へ昇格させていけばいい。

で、レギュラー組の整理はというと、探しやすさも重要だけど、増えるスピードに整理のスピードをいかに追いつかせるかが結構重要。これもボックス型のケースがいい気がしてきた。仕切り付きのでバチバチ片づけていきたい。

 

っつー事で。

 

ボックス型名刺ホルダー

ファイル式の場合は途中で同グループでの新メンバーが登場した時に差し込みにくいっていうデメリットがあると思いましてね。ボックス型を使おうと思ってる。ボックス型なら名刺を立てているので、間にどんどん差し込めばOK。
このボックスをデスクの引き出しに入れておけば、必要な名刺がすぐに見つけられるハズ。
取引が終わってしまったり、プロジェクトがフィニッシュしたりで今まで程頻繁な使用がなくなったら、控え組の(B)枠に移動ね。

 

 

 整理と同じくらい重要なミッション

 ここまでで溜まった名刺の整理は半分以上終わった事にします。するんです。次のミッションが実はかなーり大事なポイントで。

ココまでの過程で、自画自賛出来るくらいの整理をしてきちんと収納していっても、名刺ってもんは仕事をしている限り増え続けるもので。っていう事は今現在キレイに収まっていたとしても、いつかどこかでスペースの限界が来ることに。
じゃあ整理ボックスを増やせばいいじゃない、なんて安易にボックスを増やすのは逆効果。むやみに探す対象を増やすだけ無駄なんで。
何をするかっていうと、作業としてはメッチャ簡単な事。

 

捨てる。

 

作業としては簡単な事って言ったのは、捨てていいものとダメな物のジャッジが難しいんじゃないかなって。
自分ルールを作るのが早いかな。ボクは『大体1年使わなかった名刺はサヨナラ』っていうルールを作った。もし万が一、必要になったら繋がってる人探してたぐるしかないけど、ココで躊躇してたら前に進まないから。
あと、同じ人でも部署の移動や肩書の変化で何枚ももらっている人。これも一気に整理。直近のだけ残す。
常に1つのボックスで、しかも多少のスペースの余裕がある状態がキープできていると一番検索がやりやすいという結論。

 

どうしても判断できない物とか

使うかなーイヤ使わないだろーなーでもなんかあったら探すのメンドくせーしなー。っていう優柔さんはスキャンしてデータ化するとかコピーとってファイリングとか。あくまでも「名刺」としてのチームからは退場してもらおう。

 

デジタル化もアリじゃん

 ホントに便利な世の中でして。ボクが前の会社にいた時なんかはアナログ全開で整理してたんだけど。今はスマホのカメラを使って名刺を撮影、それを専用アプリで管理するという方法も。
メリットとしては「持ち運びが楽」「たくさんのデータを管理できる」って所かな。
まあ、撮影する手間と現物を整理する手間を比べてみて、ベストな方法でやればいいじゃない。(急に付き放す感)

 

 

今回、ちょっと整理してみたらボクは名刺の管理どころか整理すら満足に出来ていないっていう悲しい現実を突きつけられて。心入れ替えます。
名刺って、整理してアドレス帳の様にキレイにまとめる事が目的じゃないんです。整理した名刺をどのように管理して、どのように活用していくか。これが最終目的。

きちんと棚にしまった所がゴールじゃないからね。名刺を眺めて悦に入る性癖がある人は別としてね。

スポンサーリンク

 

 

f:id:noritama77777:20170802125446j:plain

実は、ボクは名刺を2種類持ってます。1つは仕事で使う会社のヤツ。もう1つはLINEのidとケイタイ番号だけ入れたオフ用のヤツ。
オフ用のヤツ。色々な所でバラまく可能性があるので作ったのに、残念ながら余りまくってます。今ならまだ残ってますよー。

 

ブログランキング・にほんブログ村へ
にほんブログ村

スポンサーリンク